첫 직원을 채용하는 사업주는 근로조건 확정, 서면 근로계약 체결, 사회보험 신고, 급여 지급과 원천징수, 퇴직 정산의 다섯 단계를 순서대로 처리해야 합니다. 이 과정 가운데 어느 하나라도 빠뜨리면 과태료나 소급 보험료, 임금 분쟁으로 이어질 수 있으므로 채용 전에 단계별 기한을 정리해 두는 것이 바람직합니다.
채용 공고를 내기 전에 무엇을 정해 두어야 합니까?
첫 직원 채용은 혼자 운영하던 비즈니스가 조직으로 바뀌는 출발점입니다. 공고를 내기 전에 업무 범위, 근무 요일과 시간, 임금 구성, 수습 기간 여부를 먼저 확정해야 합니다. 이 조건이 정해지지 않은 상태에서 면접을 진행하면 지원자마다 다른 약속을 하게 되고, 이후 근로계약서 내용과 실제 대화가 어긋나 분쟁의 원인이 됩니다.
특히 주당 소정근로시간은 이후 거의 모든 의무를 가르는 기준이 되므로 가장 먼저 결정해야 합니다. 1주 소정근로시간이 15시간 이상인지, 월 소정근로시간이 60시간 이상인지에 따라 주휴수당, 퇴직금, 사회보험 적용 여부가 달라집니다. 실무에서는 다음 항목을 문서로 정리해 두면 편리합니다.
- 담당 업무와 근무 장소
- 근무 요일, 시작·종료 시각, 휴게시간
- 시급 또는 월급, 수당 항목, 지급일과 지급 방법
- 수습 기간 적용 여부와 기간
- 휴일과 휴가 운영 방식
최저임금은 해마다 새로 정해지므로 채용 시점에 적용되는 금액을 확인해야 하며, 최저임금법에 따라 최저임금액에 미달하는 임금을 정한 근로계약은 그 부분에 한해 무효가 됩니다. 월급제로 계약하는 경우에도 주휴시간을 포함한 월 환산 시간으로 나누어 시간당 금액이 최저임금 이상인지 반드시 계산해 보아야 합니다.
근로계약서에는 무엇을 반드시 적어야 합니까?
근로기준법은 사용자가 근로계약을 체결할 때 임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차유급휴가 등을 서면으로 명시하고 근로자에게 교부하도록 정하고 있습니다. 구두 약속만으로 채용하거나, 계약서를 작성하고도 근로자에게 사본을 건네지 않으면 법 위반이 되므로 서명 후 한 부를 반드시 교부해야 합니다.
고용노동부는 정규직, 기간제, 단시간 근로자 등 고용 형태별 표준근로계약서 양식을 제공하고 있습니다. 처음 계약서를 작성하는 사업주라면 이 양식을 기본으로 삼고 사업장 사정에 맞게 항목을 보완하는 방식이 안전합니다. 단시간 근로자라면 근로일별 근로시간을 구체적으로 적어야 하며, 기간제 근로자라면 계약 기간의 시작일과 종료일을 명확히 기재해야 합니다.
근로조건을 나중에 변경할 때도 같은 원칙이 적용됩니다. 임금이나 근무시간이 바뀌면 변경 내용을 서면으로 다시 정리해 교부하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
사회보험과 사업장 신고는 언제까지 해야 합니까?
산재보험은 근로자를 사용하는 모든 사업 또는 사업장에 적용됩니다. 첫 직원을 고용하면 고용보험과 산재보험의 보험관계가 성립하므로, 성립일로부터 14일 이내에 근로복지공단에 보험관계 성립신고를 해야 합니다. 이 신고를 늦추면 그동안의 보험료가 소급 부과될 수 있고, 그 사이 산업재해가 발생하면 사업주가 보험급여의 일부를 부담하게 될 수 있습니다.
성립신고와 별도로 근로자 개인에 대한 자격 취득신고도 필요합니다. 고용보험 피보험자격 취득신고는 원칙적으로 근로자를 고용한 날이 속한 달의 다음 달 15일까지 해야 합니다. 국민연금은 자격 취득일이 속하는 달의 다음 달 15일까지, 건강보험은 자격 취득일로부터 14일 이내에 사업장 가입과 자격 취득신고를 마쳐야 합니다. 보험료 고지와 납부는 국민건강보험공단이 건강보험, 국민연금, 고용보험, 산재보험의 보험료를 통합해 징수하는 방식으로 운영되므로, 고지서를 받는 창구는 하나로 이해하면 됩니다.
월 소정근로시간이 60시간 미만인 초단시간 근로자는 일부 사회보험의 적용 대상에서 원칙적으로 제외됩니다. 다만 고용보험은 일정 기간 이상 계속 근로하는 경우 적용되고, 국민연금과 건강보험에도 근로 기간이나 월 근로일수에 따른 예외가 있을 수 있으므로 각 보험별 예외 기준은 담당 기관에서 확인해야 합니다. 산재보험은 근로시간과 관계없이 적용된다는 점도 함께 기억해야 합니다.
단계별로 무엇을 언제 확인해야 합니까?
앞에서 설명한 절차를 한 번에 확인할 수 있도록 단계별로 정리하면 다음과 같습니다.
| 단계 | 해야 할 일 | 확인 기준·기한 |
|---|---|---|
| 1. 근로조건 확정 | 업무, 근무시간, 임금, 수습 여부 결정 | 채용 시점 최저임금 이상인지 시간당 금액으로 확인 |
| 2. 근로계약 체결 | 서면 근로계약서 작성 및 교부 | 근로 개시 전 또는 개시일에 서명·교부 |
| 3. 사회보험 신고 | 보험관계 성립신고, 자격 취득신고 | 성립신고는 성립일로부터 14일 이내, 고용보험·국민연금 취득신고는 취득일이 속하는 달의 다음 달 15일까지, 건강보험 취득신고는 취득일로부터 14일 이내 |
| 4. 급여 지급 | 임금 지급, 임금명세서 교부, 원천징수 | 원천징수 세액은 지급한 달의 다음 달 10일까지 납부(반기별 납부 승인 시 반기의 다음 달 10일까지) |
| 5. 퇴직 정산 | 상실신고, 퇴직금 및 잔여 임금 정산 | 퇴직일로부터 14일 이내 금품 청산 |
급여를 지급할 때는 무엇을 함께 처리해야 합니까?
임금은 매월 1회 이상 일정한 날짜에 통화로 직접, 전액 지급하는 것이 원칙입니다. 급여를 지급할 때는 임금의 구성항목, 계산방법, 공제 내역을 적은 임금명세서를 근로자에게 교부해야 합니다. 명세서에는 기본급과 각종 수당, 연장·야간·휴일근로 시간과 그에 따른 수당, 사회보험료와 소득세 공제액이 구분되어 드러나야 합니다.
근로소득을 지급하는 사업주는 근로소득 간이세액표에 따라 소득세를 원천징수하고, 소득세법상 원칙적으로 지급한 달의 다음 달 10일까지 신고·납부해야 합니다. 국세청 안내에 따르면 일정 요건을 갖춘 소규모 사업장은 반기별 납부를 신청할 수 있으며, 이 경우 소득 지급일이 속하는 반기의 다음 달 10일까지 납부합니다. 직원 수가 적은 초기에는 이 제도를 활용할 수 있는지 검토해 볼 만합니다.
1주 소정근로시간이 15시간 이상이고 소정근로일을 개근한 근로자에게는 1주에 1일의 유급휴일을 주어야 하며, 이에 대한 임금이 주휴수당입니다. 시급제 근로자의 급여를 계산할 때 주휴수당을 빠뜨리는 사례가 많으므로 급여 계산표에 별도 항목으로 두는 것이 좋습니다. 또한 상시 근로자 수가 5명 이상이 되면 연장·야간·휴일근로 가산수당과 연차유급휴가 규정이 적용되므로, 인원이 늘어날 때마다 적용 범위를 다시 점검해야 합니다.
직원이 퇴사할 때는 어떤 절차를 밟아야 합니까?
근로자가 퇴직하면 사용자는 퇴직일로부터 14일 이내에 임금, 퇴직금 등 모든 금품을 지급해야 하며, 특별한 사정이 있으면 당사자 합의로 기일을 연장할 수 있습니다. 동시에 각 사회보험의 자격 상실신고를 하고, 고용보험의 경우 이직 사유를 정확히 기재해야 근로자의 구직급여 신청 과정에서 혼선이 생기지 않습니다.
근로자퇴직급여 보장법 제4조에 따라 퇴직금은 계속근로기간이 1년 이상이고 4주간 평균 1주 소정근로시간이 15시간 이상인 근로자에게 지급 의무가 있습니다. 퇴직금 금액은 30일분 이상의 평균임금을 기준으로 '1일 평균임금 × 30일 × (재직일수 ÷ 365)'의 방식으로 계산합니다. 퇴사 시점에 목돈이 한꺼번에 나가면 소규모 사업장의 자금 흐름에 부담이 되므로, 매월 급여의 일정 비율을 별도 계좌에 적립해 두는 방식을 고려할 수 있습니다. 보다 제도적인 대안으로는 확정기여형(DC형) 퇴직연금을 도입해 매년 임금총액의 12분의 1 이상을 근로자 계정에 납입하면 퇴사 시점의 일시 지급 부담을 분산할 수 있습니다.
퇴사 처리가 끝난 뒤에는 근로계약서, 임금대장, 임금명세서 사본 등 관련 서류를 일정 기간 보관해야 합니다. 분쟁이나 근로감독이 있을 때 사업주가 의무를 이행했다는 사실을 입증하는 자료가 되기 때문입니다.
자주 묻는 질문
가족을 직원으로 채용해도 같은 절차를 밟아야 합니까?
동거하는 친족만을 사용하는 사업장은 근로기준법 적용이 제외되는 등 일반 사업장과 다른 기준이 적용될 수 있습니다. 다만 실제 근로 형태와 임금 지급 방식에 따라 근로자로 인정되는지가 달라지므로, 사회보험 적용 여부는 담당 기관에 사실관계를 설명하고 확인하는 것이 안전합니다.
수습 기간에는 최저임금보다 적게 지급해도 됩니까?
1년 이상 근로계약을 체결한 근로자에 한해 수습 시작일부터 3개월 이내에는 최저임금의 일부를 감액할 수 있는 규정이 있습니다. 그러나 1년 미만 계약자나 단순 노무업무 종사자에게는 감액이 허용되지 않으므로, 감액을 적용하기 전에 해당 요건을 충족하는지 먼저 확인해야 합니다.
사회보험료 부담을 줄일 수 있는 지원 제도가 있습니까?
소규모 사업장의 저소득 근로자를 대상으로 고용보험과 국민연금 보험료 일부를 지원하는 두루누리 사회보험료 지원사업이 운영되고 있습니다. 지원 대상이 되는 사업장 규모와 근로자 보수 기준은 해마다 조정될 수 있으므로, 채용 시점에 최신 기준을 확인한 뒤 신청하는 것이 좋습니다.